Грамотно организуем офисный переезд: подготовка и проведение работ

Однажды наступает момент смены компанией обжитого офиса. Вне зависимости от причин, побудивших руководство искать новое место, следует к процессу подходить максимально внимательно, тщательно все распланировав.

Если своего подходящего автопарка нет, то нужно своевременно заказать грузоперевозки, в г. Киев и остальных городах нашей Родины действует множество фирм, предлагающих подобные услуги.

Подготовка

Первым делом составляется план предстоящих мероприятий, среди которых обязательно предусматривается оповещение всех клиентов и сотрудников, инвентаризация, разборка предметов и их упаковка, подготовка рабочих мест в новом офисе. Каждая процедура нуждается в ответственном лице, назначенным руководством.

Подготовительную работу лучше начинать загодя, за месяц-полтора. Это позволит всем действовать без излишней суеты, избежать потерь материальных и моральных. Без сожаления необходимо избавляться от ненужного имущества и откровенного хлама. Особое внимание уделяется сохранности документов, ценных вещей.

В месте назначения потребуется помещения подготовить к приему персонала, чтобы работники сразу могли приступить к выполнению своих трудовых обязанностей. Это относится к средствам коммуникации, доступу в глобальную паутину, организации локальной компьютерной сети, бесперебойному электроснабжению.

Переезд

Стадия не должна затягиваться надолго, достаточно пары суток. Предпочтительно выбрать для этого выходные или иное нерабочее время. Самостоятельный переезд поможет существенно сэкономить.

Во время всех мероприятий есть шанс коллективу стать сплоченнее и дружнее, потому что люди будут заняты общим делом, помогать друг дружке. Каждый должен знать и свой объем работ. Коробки маркируются, описывается их содержимое, провода для оргтехники перевозятся вместе с оборудованием, а не отдельно от него. Транспортировку архивов должен контролировать делопроизводитель или секретарь.

Мебель надежно фиксируется в кузове. У нее не должно быть стеклянных частей, створки дверей заблаговременно скрепляются с корпусом, ящики вытаскиваются. Тумбы закрываются на замок. Отдельно расставляются стулья, обернутые полиэтиленовой пленкой. Сначала перемещаются крупногабаритные и тяжелые предметы, потом везут все остальное.

Работников необходимо поделить на две команды. Одна группа будет курировать деятельность на старом месте, а другая команда станет принимать вещи, выгружать их, расставлять, подключать.